Digital, analog oder hybrid: Mit diesen 7 Schritten planen Sie Events in einer digitalen Welt
Markus Wessel - Welche Vorteile haben digitale und analoge Events und welche Herausforderungen gilt es zu beachten?
- So vermeiden Sie, dass bei digitalen und hybriden Veranstaltungen das „Event-Feeling“ verloren geht
- Wie wähle ich die richtige Plattform? Unser kostenloses Whitepaper hat die Antwort!
Virtuelle und hybride Events gewinnen seit einigen Jahren immer mehr an Bedeutung. Seit der Covid-19-Pandemie erlebten diese Formen der Events einen nie dagewesenen Boom. Während rein analoge Events von einem auf den anderen Tag nicht mehr durchgeführt werden konnten, sind digitale und hybride Events zur neuen Normalität geworden. Nahezu alle Branchen such(t)en fortan nach Wegen, mit dieser veränderten Eventlandschaft umzugehen.
Die Lösung: digitale und hybride Events! Während vor Beginn der Covid-19-Pandemie durchschnittlich nur 0,9% aller Events rein virtuell durchgeführt wurden, waren es 2021 bereits 438% mehr virtuell durchgeführte Events. Auch die Zahl der hybrid durchgeführten Events steigerte sich um ganze 264%. Die Daten aus dem Meeting- und Eventbarometer Deutschland bestätigen dies. Sie zeigen, dass 2021 mehr als 88% aller Teilnehmer eines Events an einem hybriden oder rein digitalen Event teilgenommen haben. Bemerkenswert ist hierbei vor allem, dass dieser Trend vorerst kein Ende zu nehmen scheint.
Doch wie wird die Eventlandschaft in den nächsten Jahren aussehen? Einerseits wird erwartet, dass die Veranstaltungen wieder verstärkt in Präsenz stattfinden. Andererseits werden virtuelle und hybride Events trotzdem weiter bestehen bleiben und die Veranstaltungslandschaft weiterhin transformieren. (Quelle)
Digitale Events
Rein digitale Veranstaltungen finden online statt. Es gibt eine Vielzahl an Konferenz-Plattformen, die Messen, Kongresse, Seminare und viele weitere Formate komplett digital durchführen können. Die Plattformen können mit virtuellen Rundgängen, Messeständen, Videoeinspielungen oder ähnlichem konzipiert sein. Bei virtuellen Veranstaltungen haben alle Teilnehmenden die gleichen Möglichkeiten das Event zu erleben.
Hybride Events
Bei hybriden Events gibt es Teilnehmende, die vor Ort an der Veranstaltung teilnehmen. Ein anderer Teil ist virtuell dazugeschaltet. Die größte Herausforderung bei hybriden Veranstaltungen ist es, beide teilnehmenden Gruppen gleichermaßen anzusprechen und die virtuell dazugeschalteten nicht zu vernachlässigen.
Vorteile von digitalen und hybriden Events
Die Durchführung tausender digitaler und hybrider Events zeigte uns in den letzten beiden Jahren allen sehr deutlich, dass diese Eventformen einige Herausforderungen, aber auch jede Menge Vorteile mit sich bringen.
Für den Veranstalter kann sich ein virtuelles Event sehr schnell finanziell lohnen. Eine virtuelle Veranstaltung verschafft bessere Planbarkeit, bietet mehr Flexibilität und spart den Teilnehmenden Zeit, da diese keine Reise antreten müssen. Zudem ist ein Online-Event zeitlich und inhaltlich flexibel skalierbar. Das Event ist nicht auf einen Veranstaltungsort, die Wetterlage oder die Mobilität der Teilnehmenden angewiesen. Online kann nahezu eine unbegrenzte Anzahl an Personen teilnehmen und dadurch die verschiedensten Menschen zusammenkommen. Die Inklusion verschiedensprachiger Menschen verläuft durch Online-Events wesentlich einfacher. Nach Abschluss des Events ist es zudem möglich, dieses im Detail auszuwerten. Dadurch können zukünftige Events besser geplant werden.
Neben all den Vorteilen haben digitale Veranstaltungen allerdings auch Nachteile, die mit einer klugen Planung nahezu gänzlich außer Kraft gesetzt werden können. Auf Vor-Ort-Veranstaltungen ist neben den Inhalten das Connecten mit anderen Teilnehmenden essenziell. Dieser Aspekt lässt sich bei virtuellen Veranstaltungen nur schwer ersetzen, wodurch der „Event-Flair“ verlorengehen kann. Allerdings ist persönlicher Kontakt unter den Teilnehmenden besonders wichtig, weshalb man bei digitalen und hybriden Veranstaltungen gezielt dagegen arbeiten muss. Des Weiteren ist die Aufmerksamkeitsspanne der Zuhörerinnen und Zuhörer vor dem Bildschirm wesentlich geringer als bei Vor-Ort-Veranstaltung. Ein weiterer Nachteil ist die technische Ausstattung des Veranstalters und der Teilnehmerschaft. Durch die schnelle Wandlung der Eventlandschaft hat nicht jeder die Möglichkeit, technisch auf virtuelle Events vorbereitet zu sein. Veranstalter sollten mit professionellen Agenturen und Plattformen arbeiten, um diese Problematik optimal zu lösen.
7 Schritte, zur Planung deines erfolgreichen Events
Um ein Event erfolgreich umsetzen zu können, bedarf es an ausreichender Planung, Erfahrung und Know-how. Die Unterstützung in der Planung durch auf Events spezialisierte Agenturen ist durchaus sinnvoll. Um auf den Planungsprozess eines analogen und/oder digitalen Events vorbereitet zu sein, haben wir die wichtigsten Schritte zur erfolgreichen Umsetzung zusammengefasst:
1. Definition der Ziele des Events
Zu Beginn eines jeden Projektes ist es wichtig, die Ziele klar zu definieren und schriftlich festzuhalten. Dabei ist darauf zu achten, dass es sich um messbare Ziele handelt, deren Erreichen anhand ausgewerteter Daten überprüft werden kann. Im gleichen Zuge gilt es, die Zielgruppe festzulegen. Je nachdem, ob es sich um die eigenen Mitarbeiter, Bestandskunden, potenzielle Kunden oder andere Stakeholder handelt, unterscheiden sich auch die Ansprüche an das Event.
2. Digital, analog oder hybrid
Nachdem klar ist, was es zu erreichen gilt, muss der Weg dahin festgelegt werden. Nun sollte die Entscheidung der Eventform getroffen werden. Hierbei sollte man sich die Fragen stellen:
- Wie weit müssen die Teilnehmenden anreisen?
- Wie hoch ist mein finanzielles Budget?
- Können die Inhalte überhaupt virtuell oder in einer hybriden Veranstaltung vermittelt werden?
- Liegt mein Fokus darauf, eine Netzwerk-Atmosphäre zu kreieren oder geht es mir hauptsächlich um den Transport von Informationen?
3. Wahl der richtigen Plattform
Jedes Event benötigt eine Location. Während analoge Events lediglich einen passenden Saal oder eine Halle benötigen, brauchen hybride und digitale Events zusätzlich eine Plattform, die allen technischen Anforderungen entspricht. Die Wahl der richtigen Plattform kann dabei schnell überfordern. Oft ist es schwierig, sich im digitalen Urwald der verschiedenen Funktionen zurechtzufinden, denn mehr Funktionen sind nicht gleichbedeutend mit besserem Output. Gerade die Nutzerfreundlichkeit ist oft entscheidend dafür, wie gut ein Event bei den Teilnehmenden ankommt.
Neben der subjektiven Nutzerfreundlichkeit gilt es, besonders auf folgende Faktoren zu achten:
- Wie ist die maximale Teilnehmerzahl?
- Gibt es Publikum-Chats?
- Ist die Erstellung von Breakout-Sessions möglich?
- Lassen sich Echtzeit-Umfragen erstellen?
- Ist das Livestreamen oder Aufzeichnen auf Sozialen Medien möglich?
- Welche Event-Marketing-Möglichkeiten gibt es (Erstellung von E-Mail-Listen; Versand von E-Mails; Branding der Benutzeroberfläche)?
- Wie hoch ist der Preis?
Um die Auswahl der Plattform zu erleichtern, haben wir eine große Liste mit den gängigsten Plattformen erstellt. Laden Sie unser Whitepaper hier kostenlos und unkompliziert herunter.
4. Rollenvergabe
Spätestens, wenn die technischen Rahmenbedingungen geklärt sind, gilt es feste Verantwortungsbereiche mit den passenden Personen zu besetzen. Gerade bei hybriden Veranstaltungen gibt es mehr Bereiche, die besetzt werden, müssen als man denkt. Die technischen Funktionen wie Ton, Kamera, Regie und Licht sollten auf jeden Fall mit Profis besetzt werden. Verfügt das Event über virtuelle Elemente, so muss jemand festgelegt werden, der den Chat moderiert und Fragen ggf. an den technischen Support weiterleitet. Die digitalen und analogen Aussteller oder Speaker sollten zudem jeweils einen eigenen Support bekommen, weil sich die Bedürfnisse stark unterscheiden.
Eine der wichtigsten Funktionen nimmt die Moderation des Events ein. Sie leitet durch die Veranstaltung und führt das Gespräch mit den Referenten. Auch hier ist es wichtig auf Profis zu setzen. Eine schlechte Moderation kann dem Event erheblichen Schaden zufügen.
5. Die passende Agenda
Wenn der personelle Rahmen im Groben steht, kann damit begonnen werden die Agenda zu entwerfen. Wie die Agenda aussieht, unterscheidet sich selbstverständlich von Event zu Event. In erster Linie sollte allerdings klar sein, dass sich die Agenda der Teilnehmenden vor Ort, vom Ablauf der Zugeschalteten unterscheidet, weil nicht alle Programmpunkte 1 zu 1 übernommen werden können.
Im Allgemeinen ist das oberste Ziel einer ausgeklügelten Agenda, dass das Publikum abgeholt und ein abwechslungsreicher Mix aus Spannung und Entspannung serviert wird. Das gelingt durch den Einsatz von regelmäßigen Pausen. Das Pausenprogramm lässt sich passenderweise mit Musik, Bildern oder einer anderen Unterhaltungsform untermalen. Zudem sollte sowohl auf das analoge als auch auf das virtuelle Publikum eingegangen werden, sodass sich keine der beiden Gruppen benachteiligt fühlt. Das schafft man beispielsweise durch das Eingehen auf Fragen oder der Interaktion anhand von Umfragen oder Quizzes.
6. Interaktive Durchführung
Interaktion sollte im Ablauf besonders großgeschrieben werden. Gerade Events, die mehrere Stunden gehen, können schnell langatmig werden. Da ist jede Form der aktiven Teilhabe Gold wert. Besonders spielerische Elemente (sog. Gamification) helfen dabei das Publikum zu aktivieren – je kreativer desto besser!
Ebenfalls unerlässlich für die erfolgreiche Durchführung eines hybriden Events ist die Verteilung von Goodie-Bags. Vor Ort lassen sich problemlos Beutel mit Infomaterial, Werbemitteln oder Sponsoren-Produkten verteilen. Digital können beispielsweise Rabattcodes, PDF-Dateien oder exklusives Videomaterial dabei helfen, das Event in bester Erinnerung zu behalten.
7. Nachbereitung
Wenn das Event abgeschlossen wurde, ist nun es nun an der Zeit alle Daten, wie beispielsweise die Teilnehmerzahlen in Zusammenhang mit den einzelnen Vorträgen auszuwerten. Die Ergebnisse können zur Zielüberprüfung und zur Erstellung des nächsten Events genutzt werden.
Danke-Mails, das Versenden einer Umfrage zu dem Event oder die Zusendung der Veranstaltungsaufnahme an die Teilnehmenden hilft dabei weiteres Feedback zu generieren. Zudem sollten die Teilnehmenden nach dem eigentlichen Abschluss des Events weiterhin mit relevantem Content versorgt werden.
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